Az RSVP kártya, vagyis a válaszkártya
esküvői meghívó

Az RSVP kártya, vagyis a válaszkártya

Amerikában már széles körben elterjedt az RSVP kártya használata. Ezt a kártyát a esküvői meghívóval együtt küldik meg, vagy adják át a vendégeknek. Ez a kártya nagyban megkönnyíti a Nagy Napra való készülődést, lentebb látni fogjátok, hogy miért. Sajnos tendencia, hogy a meghívóban szereplő dátumig nem nagyon válaszolnak a meghívottak, hogy tudnak-e jönni az eseményre vagy sem. Ezért is jó, ha ezen a külön válaszkártyán teszik fel a nagy és fontos kérdéseket.

Most abban segítünk Nektek, hogy milyen szöveg is kerüljön erre a kártyára.

A leges legfontosabb az, hogy a válaszkártya a meghívó hangulatához, stílusához és színtónusához illő legyen.

Ha meghívótok lazább hangulatú, akkor jó, ha az RSVP szövegezése is ezt tükrözi. Ha hivatalosabb megfogalmazású, akkor jó, ha az RSVP szövegében is ragaszkodtok a tradicionális megfogalmazáshoz.

Szóval mik az alapvető „hozzávalók” egy jó RSVP-hez?

KI? Tisztáznotok kell, hogy kik érkeznek majd az esküvőtökre. Csak felnőttek? Gyerekek is? Melyik család hány fővel fog érkezni? Plusz személyek jöhetnek? Fontos ezeket tisztáznotok, hogy elkerüljétek az esetleges kellemetlenségeket és félreértéseket.

MIT? Vagyis mit tesznek a meghívottak? A meghívott vendégeitek elfogadják-e a meghívást vagy esetleg nem fognak tudni eljönni az esküvőre?

MIKOR? Mikorra kérsz tőlük pontos választ! Ez nagyon fontos momentuma az egésznek, hiszen nagyon fontos, hogy Ti is időben számolni tudjatok az esküvőre érkező vendégek listájával.

HOGYAN? Hogyan szeretnéd, hogy a meghívottak válaszoljanak Nektek? Visszaküldjék számotokra a kártyát? Telefonáljanak vagy e-mailt küldjenek? Ha gyakran találkoztok, akkor át is adhatják Nektek a kártyát kitöltve. Talán van egy honlapotok, melyen keresztül válaszolhatnak Nektek?

ÉTKEZÉSI KÉRÉDEK: Az RSVP kártyával a fontos menüvel vagy ételekkel kapcsolatos kérdéseket is felteheted. Ki milyen menüt szeretne választani, milyen húst esznek, halat, marhát, csirkét? Vagy esetleg vegetáriánusok vagy valamilyen különleges étel allergiájuk, diétájuk van?

EGYÉB RÉSZLETEK: Ha esetleg a vendégek szállásával, fuvarozásával kapcsolatos kérdések merülnek fel, azt is felteheted itt. Egyes, az esküvő napján szereplő kérdések is feltehetők itt. Pl.: milyen szórakoztató játékok legyenek az esküvőn vagy épp ki milyen kedvenc számot szeretne hallani a tánc során.

Már most érdemes felkészülnötök arra, hogy néhány meghívott még így sem fog válaszolni az RSVP-re, bármilyen egyszerűvé és könnyűvé is teszitek számukra a válaszadást, őket telefonon vagy személyesen tudjátok majd a kérdésekről faggatni. Magyarországon egyszerűen még nem szokás konkrét választ adni a meghívásra, viszont ez a párnak nagyon fontos lenne, hiszen minden ezeken a válaszokon alapszik. A párok még kevésbé sem szoktak hozzá még a válasz kártya küldéséhez, pedig nagyban megkönnyítik a felkészülés időszakát.

Legtöbb ember tudja, hogy nem illik hívatlanul megjelenni egy eseményen, de megtörténik sajnos az ilyen, ha nincs idejében tisztázva a meghívottak köre. Ha ez egy laza, sütögetős kerti parti, akkor nincs gond, 5-6 fővel kevesebb vagy több, nem számít. Viszont, ha ültetett vacsorával készültök és per fő fizettek az ételekért, akkor rémálommá is válhat az, hogyha a meghívottakra bízzátok a válaszadást és a meghívóban megemlített dátumra vártok. Ezért is érdemes külön válaszkártyára áldozni.

Miért szükséges az RSVP kártya?

Az RSVP kártya úgy tűnhet, hogy egy fölösleges extra kártya, viszont feltétlenül szükséged lesz rá, akár meg lettek kérve a vendégek arra, hogy küldjék vissza nektek, vagy sem. De miért is nem csupán a meghívón szerepelnek ezek a fontos kérdések? Hagyományosan, ez csupán etikett kérdése volt mindig is és sokaknál még ma is. Egyszerűen nem illik az RSVP kérdéseit a meghívón szerepeltetni.

Ha az etikettre nem is figyeltek úgy oda, egy külön kártya több célt is szolgálhat. Kézzelfogható és erőteljes emlékeztetője annak, hogy a meghívottak választ adjanak Nektek. Sőt azon túl, hogy látjátok, hogy ki fog jönni az esküvőre, lehetőség arra, hogy információkat gyűjtsetek bizonyos fontos kérdésekről, melyek az esküvő szervezését segítik.

Ideális esetben a vendégekkel folytatott kommunikáció tiszta, tömör és egyenes. Ha a lehető legjobban megkönnyíted számukra a válaszadást, akkor úgy fogják megadni a fontos kérdésekre a választ, hogy nem kell egyesével utánuk járni.

Kiket hívtok meg?

Ha boríték címzést kértek, akkor tisztán kiderül, hogy kik is a meghívottak. Fontos azt is tisztázni, hogy a gyermekek is meg vannak-e hívva, vagy sem. Érdemes elkerülni olyan formulákat, minthogy „gyerekek ne jöjjenek” vagy „csakis felnőttek”, mivel ez a családos emberek számára bántó lehet. Ilyen esetben érdemes inkább kihagyni a gyermekek nevét a meghívóról és ezt a kérdést máshol tisztázni, mint például az esküvői honlapon. Az is jó megoldás, hogyha a gyermekek részt vesznek az esküvői ceremónián, viszont a vacsorán már nincsenek ott.

Azt is érdemes tisztázni, hogy a meghívottak közül ki érkezik párral. Ha valaki komoly, tartós kapcsolatban van valakivel, akkor érdemes arra figyelni, hogy a párja nevét pontosan írjuk le az ültető kártyákra is és ne használjunk olyan kifejezéseket, mint például: „Sándor párja”.

Milyen információk legyenek az RSVP-n?

Fontos, hogy előre gondolkodjunk az RSVP kérdéseinek megalkotásánál. Például, ha visszaküldik Nektek a kártyákat, akkor honnan fogjátok tudni, hogy kitől vannak? Ezért fontos, hogy legyen egy sor rajta a neveknek, ahova oda tudják írni a meghívottak a neveiket. Fontos, hogy az válaszkártya könnyűvé tegye a vendégekkel folytatott kommunikációt. Legfontosabb dolog, hogy kiderüljön belőle, hogy ki jön, és ki nem tud jönni. Ahhoz, hogy ezt kommunikáljuk, számtalan lehetőség létezik:

Néhány hagyományos szövegezés:

„Örömmel elfogadom/Sajnálattal visszautasítom”

„Örömömre szolgál elfogadni/Sajnálattal nem tudok csatlakozni”

 

Néhány lazább szövegezés:

„Már alig várom/Nem tudok jönni”

„Számoljatok velem/Sajnos ezt ki kell hagyom”

„Yah, igen/Ohh nem”

„Ki nem hagynám/Hiányozni fogok”

Egyéb vicces szövegezésű RSVP, pl.: ’mad-libs’ stílusú kártya szövege így hangzik:

„Mi nagyon (melléknév) vagyunk, hogy meghívtatok minket a (melléknév) esküvőtökre és örömmel elfogadjuk/sajnálattal visszautasítjuk a meghívást. Különösképpen nagy örömmel várjuk, hogy _______ és hogy ________. Egy _______ és _______ teli házasságot kívánunk Nektek, és azt kívánjuk, hogy legyetek nagyon boldogok az elkövetkezendő ­­­­_____ évben.”

Mikorra kérjünk választ?

Az, hogy Nektek mikor kell legkésőbb pontos válaszokat kapni a meghívottak listájáról az esküvőről esküvőre változhat, attól függően, hogy milyen típusú esküvőt tartotok. Például egy ültetett vacsora esetén az esküvő előtt jóval korábban szükség van az információkra, hogy pontos számokat tudjatok mondani a cateringeseknek. Fontos, hogy megtudjátok, hogy ők milyen utolsó dátumot szabnak Nektek, és úgy számoljatok, hogy ez előtt a dátum előtt 2 héttel már meglegyenek nagyjából az információk. Általában az esküvőt megelőző 4-6 héttel korábban a legjobb elő irányozni a végső válasz dátumát.

Hogyan kérjük fel őket a válaszadásra?

Nem szeretnétek túl tolakodónak tűnni és utasítani őket, hogy válaszoljanak, igaz? De azt sem szeretnétek, hogy úgy tűnjön, hogy a dátum csupán egy javaslatként szerepel.

Hagyományos kérésre példa:

 „Megtisztelő válaszodat várjuk ….ig.”

„Kérlek …..ig válaszolj”

 

Lazább stílusú kérésre példa:

„Válaszodat várjuk ….ig”

„RSVP ……ig”

„Kérlek tudasd velünk …..ig”

Vicces szöveghez példa:

“Ha nem válaszolsz, akkor kérlek ne feledj el hozni magaddal egy széket és néhány szendvicset, ha megéheznél”

A vicces szövegezésnél érdemes vigyázni! Jól működhet és a megfelelő hatást érheti el, ha jó humorista vagy és az összes meghívott közeli barátod, akik értékelik és értik a szarkazmusodat. Ha a vendégeid nem ismernek annyira, akkor a vidámságodat ellenségeskedésnek értelmezhetik. Az biztos, hogy nem a legjobb első benyomás.

Hogyan válaszoljanak a meghívottak?

Hogyan szeretnéd, hogy a vendégeid válaszoljanak? Míg az RSVP kártyára hagyományosan tollal ráírják a vendégek a neveiket és visszajuttatják a kártyát hozzátok, addig a mai világban nagyon sok más egyéb variáció is létezik. Beleírhatod az e-mail címedet akár, vagy a telefonszámodat is. Ha van saját honlapotok, akkor annak a linkjét is megadhatjátok a kártyán, és megkérhetitek vendégeiteket, hogy oda írják le válaszaikat.

Nincs rossz választás egyik esetben sem, azt a módot válaszd, amelyik Nektek a legjobban megfelel, amelyik a legkényelmesebb Nektek. Ha az idő a legfontosabb, akkor frusztráló lehet, a megkésve érkező e-mailekre várakozni. Ha az e-mailek csak úgy burjánoznak a leveles ládádban, akkor nem érdemes e-mailes formát választani, mert még a végén elvesznek egyes levelek. Vagy érdemes egy külön erre a célra elkészített e-mail címet megadni. Azt is érdemes végiggondolni, hogy kik a vendégeid és hogy milyen életkorúak. Online módon választ kérni remek gondolat lehet, ha többnyire fiatalokat vársz az esküvődre, viszont, ha van köztük idősebb is, akkor ők nem feltétlenül tudnak géphez hozzájutni, és válaszolni.

A másik nagyszerű ötlet az, ha a válaszok begyűjtésével megbízol valakit. Például egy jó barátod, koszorúslányod e-mail címére is érkezhetnek a válaszok és ő lesz az, aki majd a „végeredményt” közli veletek. Ismét fontos, hogy azt a variációt válaszd, amelyik a legjobb számodra.

Bármelyik variációt is választod, egy a fontos, hogy érthető és tiszta legyen az, amit a kártyán kérsz a vendégeidtől, így ők is könnyedén fognak tudni Nektek válaszolni.

Még egy fontos dolog: Az RSVP-n szereplő font, vagyis betűtípus maximálisan olvasható legyen, főleg, amikor a pontos kérdésekről, dátumokról, címekről esik szó. Nem akarjátok, hogy rossz címre küldjék a felét a kártyáknak, mert az u betűt sokan v-nek nézték, ugye? Ez egy nagyon fontos szempont, főleg egy meghívó esetén is, hiszen ott még inkább fontos lehet az olvashatóság. Képzeljétek csak el, hogy a vendégek többsége rossz időpontban jelenne meg az eseményen, mivel egy-egy díszesebb betűtípusnál a 4-est 7-esnek nézhetik.

 

Étkezési kérdések

Hányan tudják megmondani pontosan közületek, hogy hány barátotoknak van valamilyen étel allergiája, különleges diétája vagy éppen ki a vegetáriánus? Ez nehezebb dolog, mint ahogyan hangzik, főleg olyankor, amikor nagy mennyiségű ételről van szó, sok ember számára. És nem annyira egyszerű dolog, hogy akkor az összes allergiásnak, ahányan is vannak, majd főznek valami nem allergiásat! Milyen típusú allergiájuk van? Mire érzékenyek? Nagy a valószínűsége, hogy a vendégeid közül egynek biztosan van tej allergiája, glutén érzékenysége, mandula, mogyoró allergiája és még sorolhatnám. Néhány ilyen allergia életveszélyes is lehet, szóval muszáj ezekkel tisztában lenned!

Valószínűleg udvariasságból néhányan így is, úgy is mondanák néhány nappal az esküvő előtt, hogy speciális diétát folytatnak, de sokkal előzékenyebb őket megkérdezni. Vagy talán sokan nem is mernék megemlíteni, hogy mire is volna szükségük az esküvőn, és egyszerűen csak nem esznek az esküvőn. Jobb megkérdezni őket, nehogy valamelyik vendég ilyen kellemetlen szituációba kerüljön.

A szövegezése nagyon egyszerű a kártyán: ’Étkezési kérdések’ címszóval megemlíteni, hogy a következő e-mail címre küldjék el a különleges kérésüket. Ikonos formában is fel lehet tenni a kérdéseket, melyet legjobb olyankor használni, ha például különféle húsokra kérdez rá az ember, vagy arra, hogy vegás menüt kér-e valaki vagy sem.

Egyéb RSVP részletek

Az RSVP kártya olya egyszerű vagy olyan összetett lehet, amilyet csak szeretnétek. Ha szeretnétek, akkor egyszerűen csupán annyit tartalmaz, hogy jönnek-e vagy sem a meghívottak, vagy ha úgy gondoljátok, akkor számtalan más már fent említett opciót is tartalmazhat. Van valamilyen különleges szolgáltatás, amit fel szeretnél ajánlani a vendégeiteknek? Babyszitter? Szállás lehetőség? Fuvar az esküvő helyszínére? Ezeket mind megemlíthetitek az RSVP kártyákon. Ez leegyszerűsíti a folyamatot: amikor a meghívottak tudatják Veletek, hogy jönni fognak az esküvőre, akkor az összes többi kérdésre is választ tudnak adni rögtön.

Viszont vigyázni kell a nagyon összetett RSVP-kel, főleg akkor, ha a „Talán” opciót nem teszitek lehetővé egyes kérdéseknél. Tegyük fel eldöntötték, hogy jönnek, de bizonytalanok abban a kérdésben, hogy kérnek-e szállást, ezért még nem küldik vissza a kártyát. Ez könnyen ahhoz vezethet, hogy sokan elfelejtik majd visszaküldeni a kártyájukat.

Összességében elmondható, hogy összeállítani az RSVP szövegét egy összetett feladat, de nincs semmi ördöngösség benne. Csak figyeljetek arra, hogy a szövegezés illeszkedjen a meghívó és az esküvő stílusához, legyen világos és tiszta, hogy mire kéritek őket, mikorra és milyen módon. Ha követitek ezeket a lépéseket, akkor biztosan nagy sikere lesz a válaszkártyáitoknak és akkor feltehetitek a lábatokat pihenni az esküvőig és már csak várni kell a beérkező válaszokat.